Pierwszy dzień nie obył się bez niespodzianek technicznych i szkolenie rozpoczęło się z niemałym opóźnieniem. Niemniej jednak, uczestnicy nie ulegli zniechęceniu przedłużającym się czasem oczekiwania i już wkrótce spotkanie zostało oficjalnie otwarte przez Współorganizatorów wydarzenia: Panią Prezes Polskiego Stowarzyszenia Inwentaryzatorów Muzealnych Katarzynę Reszkę oraz Dyrektora Podlaskiego Muzeum Kultury Ludowej dr. Artura Gawła. Następnie zabrała głos pierwsza prelegentka – pani Agnieszka Sowa – Główny Inwentaryzator Zbiorów Muzeum Śląskiego w Katowicach, która przypomniała uczestnikom ogólne zasady inwentaryzacji, bazując na własnej, bogatej praktyce zawodowej. Podczas wystąpienia poruszyła także kwestię spędzającą sen z oczu niemal każdego muzealnika - niedoboru obiektów wykazanego w trakcie prac inwentaryzacyjnych. Kolejną referentką była pani Katarzyna Reszka – Główny Inwentaryzator Zbiorów Muzeum Warszawy i jednocześnie Prezes PSIM-u, która przybliżyła zgromadzonym regulamin inwentaryzacji w formie spisu z natury wraz z powiązanymi zeń dokumentami. Przy okazji wystąpienia, pani Prezes zachęcała do odwiedzania bloga Stowarzyszenia i korzystania z udostępnionych tam wzorów dokumentów, m.in. dotyczących zagadnień poruszanych podczas szkolenia. Prelegentka omówiła także pokrótce organizację pracy zespołu spisowego, uczulając słuchaczy również na należyte zabezpieczenie dokumentacji inwentaryzacyjnej. Po zakończonych referatach obie panie zostały zasypane wieloma pytaniami na chacie programu do wideokonferencji. Uczestnicy prosili m.in. o rozwianie wątpliwości dotyczących inwentaryzacji obiektów z niekompletną lub niepoprawnie prowadzoną dokumentacją, czy bez informacji o źródle pochodzenia. Mieli pytania odnoszące się bezpośrednio do prac samej komisji inwentaryzacyjnej.
Drugiego dnia szkolenia pani Bogusława Klat – Zastępca Głównego Inwentaryzatora Zamku Królewskiego w Warszawie i równocześnie członkini zarządu PSIM, w swoim referacie odniosła się do prowadzenia skontrum z wykorzystaniem bazy danych. Prelekcja była tym ciekawsza, że obok obszernego omówienia tej formy kontroli zbiorów, pojawiły się praktyczne wskazówki oraz materiał poglądowy, jak przeprowadzić skontrum wykorzystując jeden z powszechnie występujących w muzeach program do ewidencji zbiorów. Na koniec wystąpienia referentka zapowiedziała opublikowanie na internetowym blogu Stowarzyszenia pracy pod redakcją własną oraz Aldony Modrzewskiej, pt. [Po]rachunki ze sztuką. Zarządzanie kolekcją a rachunkowość w muzeach, będącej długo oczekiwanym rezultatem seminarium pn. Zarządzanie zbiorami, a rachunkowość, które odbyło się w 2019 roku z inicjatywy Narodowego Instytutu Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów oraz Polskiego Stowarzyszenia Inwentaryzatorów Muzealnych. Następnie wystąpiła pani Małgorzata Zatorska - Główna Księgowa Muzeum Literatury im. Adama Mickiewicza w Warszawie, z wyczekiwanym przez wszystkich uczestników referatem poświęconym uzgadnianiu sald jako formy weryfikacji wartości. Nie ma chyba muzeum, które nie borykałoby się z problemem ustalenia wartości obiektów na styku przepisów dotyczących bezpośrednio muzeów i ustawy o rachunkowości, dlatego obie prelegentki musiały zmierzyć się z licznymi pytaniami słuchaczy, związanymi z kwestiami spornymi m.in.: o formę i okres, w jakim należy uzgadniać salda, co może zawierać wartość inwentarzowa w przypadku obiektów nieruchomych oraz jak często należy przeprowadzać inwentaryzację zbiorów. Z uwagi na reżim czasowy, dyskusja zakończyła się konkluzją pani Bogusławy Klat, rekomendującej spisanie przez muzea polityki gromadzenia zbiorów, zawierającej także wcześniej omawiane kwestie. Panel zamknęło wystąpienie pani Anny Rosińskiej - przedstawicielki firmy FP System – partnera PSIM, tworzącego oprogramowanie wspomagające pracę muzeów oraz innych instytucji kultury. Referentka przybliżyła zebranym funkcjonalności programu MUZEO w zakresie inwentaryzacji, reinwentaryzacji i uzgadniania sald, nadmieniając, że program posiada także dodatkowy moduł księgowy, który w znacznej mierze ułatwia przeprowadzenie całej procedury.
Ostatni dzień szkolenia poświęcony został w całości coraz bardziej nośnemu tematowi, jakim jest reinwentaryzacja zbiorów. Swoimi doświadczeniami w tym zakresie podzieliły się jako pierwsze Panie Aldona Modrzewska – Kierowniczka Działu Zbiorów, członkini zarządu i skarbnik PSIM oraz Aneta Jasionek – Główny Specjalista Inwentaryzator, również członkini PSIM, związane zawodowo z powołanym w 2005 roku Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN. Prelegentki w swoim wystąpieniu szczególnie podkreślały rolę namysłu, jaki należy włożyć w opracowanie samych reguł, zanim w ogóle przystąpi się do pracy ze zbiorami. Zdaniem referentek, przygotowanie regulaminu i poszczególnych instrukcji jest już połową sukcesu, z uwagi na to, że z jednej strony pozwala to na efektywną i uporządkowaną pracę komisji reinwentaryzacyjnej, z drugiej zaś pomoże uchronić się w przyszłości przed popełnianiem kolejnych błędów w ewidencjonowaniu obiektów. Zwróciły jednak uwagę, że wszelkim działaniom powinna towarzyszyć pewna doza elastyczności, zwłaszcza iż kontakt z obiektami wymusza czasem zmianę wcześniejszych ustaleń. Przeciwwagą dla tego wystąpienia stała się niejako prelekcja Pani Anety Krzyszkowskiej-Pyrcz – Głównego Inwentaryzatora Muzeum Narodowego w Krakowie i członkini PSIM. Prelegentka swój referat oparła na długoletnim doświadczeniu zawodowym, związanym z zarządzaniem ogromną i zróżnicowaną kolekcją muzeum narodowego. W swojej dotychczasowej praktyce referentka zderzyła się z całym mnóstwem problemów związanymi z ewidencjonowaniem zbiorów, m.in. odmiennymi sposobami wprowadzania obiektów do inwentarza na przestrzeni wielu dziesięcioleci. Reinwentaryzacja stała się więc naturalnym remedium, pociągającym za sobą szeroko zakrojone prace koncepcyjne i porządkujące dokumentację oraz status samych obiektów, ale i obarczonym niemałym ryzykiem. Obydwa wystąpienia były niezwykle ciekawe z uwagi na ukazanie tematu z dwóch, nieco odmiennych perspektyw, a wywiązująca się wokół tego tematu dyskusja zakończyła trzeci i ostatni dzień szkolenia.
Organizacja wydarzenia dla tak licznego grona była nie lada przedsięwzięciem, które jednak dało naprawdę bardzo dużo osobistej satysfakcji zespołowi organizacyjnemu. Dziękujemy Państwu za uczestnictwo w spotkaniu i życzymy, aby zdobyte informacje znalazły odbicie w Państwa codziennej praktyce zawodowej. Szczególne wyrazy wdzięczności kierujemy do Zarządu PSIM, który już po raz trzeci zdecydował się kontynuować współpracę z Podlaskim Muzeum Kultury Ludowej. Pragniemy także podziękować Pani Bogusławie Klat – Zastępcy Głównego Inwentaryzatora w Zamku Królewskim w Warszawie, jednocześnie członkini zarządu PSIM, za przygotowanie harmonogramu i programu spotkania. Przede wszystkim zaś dziękujemy prelegentkom, które podczas szkolenia dzieliły się ze słuchaczami swoją wiedzą i doświadczeniem.
Małgorzata Przybyszewska – Podlaskie Muzeum Kultury Ludowej, Wasilków
