Publikacja NIMOZ i PSIM - Wzory dokumentów ewidencyjnych zgodne z zasadami Spectrum 5.0.

Szanowni Państwo, Koleżanki i Koledzy,

Z przyjemnością przedstawiamy Państwu Wzory dokumentów ewidencyjnych służące zarządzaniu zbiorami zgodne z zasadami Spectrum 5.0.

Szablony zostały opracowane z inicjatywy Polskiego Stowarzyszenia Inwentaryzatorów Muzealnych we współpracy z Narodowym Instytutem Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów. Są to wzory dokumentów o uniwersalnym charakterze, których prowadzenie jest obowiązkowe (księga inwentarzowa, księga depozytów, karty ewidencyjne, protokoły wejścia i wyjścia) oraz takie, które wspomagają niektóre inne obszary zarządzania zbiorami (protokół przemieszczenia wewnętrznego, rejestry protokołów). Prace zespołu skupiły się nie tylko na opracowaniu i udostępnieniu wzorów dokumentów, ale także na przyporządkowaniu poszczególnych danych, które powinny się w nich znaleźć, do jednostek informacji brytyjskiego standardu zarządzania zbiorami SPECTRUM, którego NIMOZ od wielu lat jest propagatorem. Każdy z zaproponowanych wzorów dokumentów został uzupełniony o instrukcję użytkowania.

Muzea różnią się między sobą zarówno pod względem struktury organizacyjnej, jak i rodzajów zgromadzonych zbiorów, dlatego też opracowane szablony dokumentów nie będą odpowiadały wymaganiom wszystkich. Z tego powodu oprócz dokumentów w wersji PDF udostępniamy także wersje dokumentów (Word, Excel), które można edytować i dostosować do własnych potrzeb. Opisy poszczególnych pól szablonów zawartych w instrukcjach z założenia zostały przygotowane dość ogólnie. Mając na uwadze kategorie gromadzonych zbiorów, muzea powinny uzupełnić szablony informacjami dotyczącymi określonego typu obiektów.

Wzory dokumentów zgodne są z minimalnymi wymaganiami standardu Spectrum 5.0 i w proponowanej formie gwarantują przestrzeganie standardu.

W skład zespołu opracowującego wzory dokumentów i instrukcji do nich weszli:

PSIM
· Anna Barczyk
· Maciej Janicki
· Adam Jeżewski
· Monika Kozioł
· Katarzyna Reszka
· Brygida Sonnack
· Agnieszka Widacka-Bisaga
· Natalia Fyderek

NIMOZ
· Karolina Brama
· Anita Puzyna
· Alicja de Rosset
· Łukasz Stawski
· Katarzyna Zielonka-Kołtońska

• Link do publikacji:

Wzory dokumentów ewidencyjnych, NIMOZ, PSIM, Warszawa 2021 (PDF, 2 MB)

Ponadto w prace nad całym projektem w okresie od czerwca do września 2020 r. zaangażował się zespół aż 10 członków PSIM: Anna Barczyk, Maciej Janicki, Adam Jeżewski, Bogusława Klat, Monika Kozioł, Natalia Ładyka, Alicja Mironiuk-Nikolska, Katarzyna Reszka, Brygida Sonnack, Małgorzata Sułkowska, Agnieszka Widacka-Bisaga i Natalia Fyderek.

Ufamy, że publikowane wzory dokumentów ewidencyjnych staną się wsparciem i narzędziem pracy wielu muzealników, rozwijane i dopasowywane do wewnętrznych potrzeb instytucji gromadzącej zbiory. Zachęcamy do kontaktu z PSIM, gdyby zechcieli Państwo podzielić się z nami swoimi uwagami: stowarzyszeniepsim@gmail.com.

Zasady korzystania z plików znajdą Państwo pod linkiem: Zasady korzystania z szablonów, oraz w zakładce Wzory dokumentów. Opracowane wzory dokumentów udostępniamy na licencji: Creative Commons 4.0 Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne (CC BY-NC 4.0). Instrukcje do szablonów udostępniamy na licencji: Creative Commons 4.0 Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne-Bez utworów zależnych (CC BY-NC-ND 4.0).

                                        

"Pytanie-odpowiedź" - czyli pytania naszych czytelników

Drodzy Inwentaryzatorzy,

publikujemy zapytanie dotyczące ewidencjonowania zbiorów archeologicznych. Wersję PDF tego tekstu znajdziecie w zakładce "Pytanie - odpowiedź".

 EWIDENCJA ZBIORÓW ARCHEOLOGICZNYCH

Jak należy ewidencjonować znaleziska archeologiczne z pól bitewnych, z mogił żołnierskich, z rozbitych samolotów? Czy traktować je jako zespoły, czy jako obiekty pojedyncze? Jak postąpić z obiektami masowymi?

Kwestie ewidencji zabytków archeologicznych w muzeach regulują te same przepisy, które dotyczą pozostałych rodzajów zbiorów muzealnych. Ustawodawca zrównał obowiązek ewidencyjny muzeów wobec różnych kategorii zbiorów i traktuje jednolicie zarówno dzieła sztuki, zabytki techniki czy ruchome zabytki archeologiczne. Dodatkowo kwestie zabytków archeologicznych – ich pozyskiwania i ochrony karnoprawnej reguluje ustawa o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. Najważniejsze przepisy dotyczące ruchomych zabytków archeologicznych to:

• Ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami.
• Rozporządzenie MKiDN z dnia 2 sierpnia 2018 r. w sprawie prowadzenia prac konserwatorskich, prac restauratorskich i badań konserwatorskich przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków albo na Listę Skarbów Dziedzictwa oraz robót budowlanych, badań architektonicznych i innych działań przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków, a także badań archeologicznych i poszukiwań zabytków.
• Rozporządzenie MKiDN z dnia 28 sierpnia 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia prac konserwatorskich, prac restauratorskich i badań konserwatorskich przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków albo na Listę Skarbów Dziedzictwa oraz robót budowlanych, badań architektonicznych i innych działań przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków, a także badań archeologicznych i poszukiwań zabytków.
• Ustawa z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach.
• Rozporządzenie MK z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach.

Słownik pojęć z zakresu ewidencjonowania zbiorów - zaproszenie do współpracy

Prezentujemy Słownik pojęć z zakresu ewidencjonowania zbiorów, w tym pojęcia z zakresu archeologii. Został on opracowany przez panie: Bognę Radzimińską (Kierownik Wydziału Archeologii Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Warszawie), Alicję de Rosset (Główny Specjalista ds. Digitalizacji, Dział Dokumentacji i Digitalizacji Zbiorów NIMOZ) i Katarzynę Reszkę (członek Zarządu PSIM). 

Na tym etapie jest to praktycznie zaczątek słownika, dlatego zapraszamy wszystkich inwentaryzatorów do rozbudowywania słownika dla dobra muzealników. Chcielibyśmy zaangażować do tego działania członków naszego stowarzyszenia oraz naszych sympatyków, którzy tworzyliby zespół redakcyjny, odpowiedzialny za rozwój słownika. Wikia udostępnia bardzo wygodne narzędzie do tworzenia i edycji słowników i encyklopedii, które moglibyśmy w tym celu wykorzystywać (testowaliśmy je, uwierzcie nam: jest super proste w obsłudze).

Osoby chętne do zespołu redakcyjnego słownika prosimy o kontakt na adres: stowarzyszeniepsim[at]gmail.com

Propozycje nowych haseł i modyfikacje już istniejących przesyłajcie również na powyższy adres.

Niech to będzie nasz wspólny projekt!

--------------------------------------------------------------------------------------------------

"Pytanie-odpowiedź" - czyli pytania naszych czytelników

Drodzy Inwentaryzatorzy, 

publikujemy kolejne zapytanie, tym razem dotyczące wpisów do Księgi Inwentarzowej kolekcji entomologicznej. Przypominamy, że wszystkie zagadnienia z tego cyklu znajdziecie także w osobnej zakładce "Pytanie - odpowiedź" na naszym blogu.   

WPISY DO KSIĘGI INWENTARZOWEJ KOLEKCJI ENTOMOLOGICZNEJ

Kolekcja entomologiczna przechowywana jest w muzeum w tradycyjnie w przystosowanych do tego gablotach entomologicznych. Jako jednostkę, której nadawany jest numer inwentarzowy, przyjęliśmy pojedynczą gablotę. Czy spotkali się Państwo z sytuacją, gdzie jednostkę stanowi gatunek owada? Księgi inwentarzowe posiadają niewielką przestrzeń na wpisanie wszystkich gatunków znajdujących się w gablocie (wąskie wiersze w księdze a gatunków nawet powyżej 100). Czy istnieje możliwość dokonania jednego wpisu (jako jeden numer inwentarzowy), który będzie zajmował kilka wierszy w księdze?

Współpraca z firmą FPSYSTEM

Szanowni Państwo, Drogie Koleżanki i Drodzy Koledzy,

mamy ogromną przyjemność podzielenia się informacją, że nasze Stowarzyszanie PSIM podjęło w pierwszej połowie tego roku współpracę z firmą FPSYSTEM. Tym samym raz jeszcze serdecznie dziękujemy firmie za wsparcie finansowe udzielone Stowarzyszeniu w ramach umowy sponsorskiej oraz udział w Walnym Zjeździe członków PSIM w maju 2018 roku. Udzielone wsparcie i zaangażowanie pracowników firmy FPSYSTEM jest bardzo pomocne przy realizowaniu naszych statutowych potrzeb oraz propagowaniu dobrych praktyk w środowisku inwentaryzatorów muzealnych.

Dla tych z Państwa, którzy nie mieli okazji na bezpośredni kontakt z przedstawicielami firmy FPSYSTEM, przesyłamy w imieniu firmy materiały informacyjne (PDF, 6 MB), które ufamy okażą się pomocne przy zgłębianiu tematu kompleksowego zarządzania muzealiami. Firma FPSYSTEM oferuje uniwersalny, kompleksowy i elastyczny program do elektronicznej ewidencji zbiorów MUZEO, wspomagający pracę muzeów oraz instytucji kultury wspierając pracę muzeum w zarządzaniu zbiorami.

pliki do pobrania:

- materiały informacyjne - FPSYSTEM (PDF, 6 MB)

Umowa darowizny z przeniesieniem autorskich praw majątkowych

Drogie Koleżanki, Drodzy Koledzy,

Udostępniamy w ramach Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony kolejny wzór umowy, tym razem propozycję umowy darowizny z przeniesieniem autorskich praw majątkowych. Udostępniana umowa darowizny jest ostatnim przypadkiem, dopełniającym wybór umów darowizn. Wybór najwłaściwszej umowy do nabycia obiektów objętych majątkowymi prawami autorskimi zależy od okoliczności, woli stron i wyważenia wzajemnych interesów. Aby ułatwić decyzję, zamieszczamy dodatkowo porównanie dwóch typów umów: z licencją niewyłączną nieograniczoną czasowo i terytorialnie, na określonych polach eksploatacji oraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych.

Aktualizacja szablonów - umowy darowizny

Drogie Koleżanki, Drodzy Koledzy,

dziękujemy za wszystkie uwagi i komentarze do proponowanych przez PSIM szablonów. Wypracowując je wspólnie możemy mieć większą pewność, że podnosimy i jednocześnie ujednolicamy standardy naszej pracy. W związku z tym, że kilka zmian nastąpiło, pozwalamy je sobie zebrać w jednym komunikacie i w jednej zakładce bloga Wzory Dokumentów.

Zmiany dotyczą głównie wykazów – dostosowanych do odpowiednich zapisów w umowach (użyczenia vs. darowizny) oraz zapisów o ochronie danych osobowych RODO. Obecne szablony umów darowizny zawierają aktualne zapisy dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z zapisami z ustawy z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018, poz. 1000), Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Zamieszczamy dodatkowo wyciąg tylko z zapisami RODO, gdyby chcieli je Państwo wykorzystać do innych umów.

Skreślenia z inwentarza - opinia MKiDN

W związku z ciągłymi wątpliwościami związanymi z interpretacją przepisów zawartych w art. 24 Ustawy o muzeach, dotyczących skreśleń w inwentarzu muzealnym z powodu błędu w zapisie, Stowarzyszenie zwróciło się do Departamentu Dziedzictwa w MKiDN z pisemną prośbą o interpretację prawniczą kilku najczęściej powtarzających się przypadków wymagających skreślenia lub poprawki w inwentarzu, np. podwójnych wpisów, reinwentaryzacji muzealium, czy scalania obiektów.

• Pismo PSIM do MKiDN (PDF, 99 KB)

Temat ten poruszyła w swoim artykule Skreślenia z inwentarza z powodu błędu w zapisie inwentarzowym – definicja ustawowa a praktyka Natalia Ładyka, Główny Inwentaryzator Zamku Królewskiego w Warszawie, bazując na wieloletnim doświadczeniu inwentaryzatorskim.

Dzisiaj publikujemy odpowiedź MKiDN, w której wykładnia w większości wymienionych przypadków pokrywa się z interpretacją Natalii Ładyki poza zaleceniami  postępowania przy scalaniu obiektów. Jednocześnie zwracamy uwagę na ostatni akapit pisma, w którym Departament Dziedzictwa zastrzega, że nie jest uprawniony do wydawania opinii na wniosek i rzecz podmiotów zewnętrznych. 

• Odpowiedź MKiDN (PDF, 259 KB)

Potwierdza to opinię, że przepisy są nieprecyzyjne i trudno o jednoznaczną interpretację wszystkich zaistniałych sytuacji. W przypadkach budzących dalsze wątpliwości, nie wymienionych dotychczas, polecamy zwracać się każdorazowo do MKiDN, które zadecyduje w toku dyskusji na Radzie ds. muzeów, o sposobie postępowania. Zachęcamy Państwa do dzielenia się z PSIM otrzymanymi zaleceniami.

Umowa darowizny z licencją niewyłączną

Drogie Koleżanki, Drodzy Koledzy,

udostępniamy w ramach Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony kolejny wzór umowy, tym razem propozycję umowy darowizny z licencją niewyłączną.

Udostępniana umowa darowizny z licencją niewyłączną to umowa zawierana z osobami prywatnymi, które przekazują w formie darowizny obiekty do muzeum bez przeniesienia praw autorskich majątkowych, ale z licencją niewyłączną, nieograniczoną czasowo i terytorialnie, na określonych polach eksploatacji.

Lektura na wakacje - blog Museu Nacional w Barcelonie

Drodzy Inwentaryzatorzy,

zaczyna się sezon wakacyjny, choć pogoda nam nie sprzyja. Gdyby komuś się nudziło i miał ochotę na trochę lektury specjalistycznej, polecamy blog Museu Nacional d’Art de Catalunya w Barcelonie (wersja angielskojęzyczna).

Blog jest prowadzony w trzech językach: po angielsku, katalońsku i hiszpańsku.

Umowa darowizny - bez przeniesienia majątkowych praw autorskich

Drodzy Państwo,

po bardzo konstruktywnej dyskusji nad umową darowizny podczas Walnego Zebrania Członków,  udostępniamy w ramach Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony jej propozycję w wersji umowy darowizny bez praw autorskich.

Udostępniana umowa darowizny to umowa zawierana z osobami prywatnymi, które przekazują w formie darowizny obiekty do muzeum bez przekazania majątkowych praw autorskich. Wzór ten może być stosowany jako forma regulująca darowiznę między instytucjami (po odpowiednich zmianach komparycji i nazewnictwa stron).

Procedura pozyskiwania zbiorów

Drodzy Państwo,

w kolejnej odsłonie Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony udostępniamy na licencji Creative Commons 4.0 Polska zasady wprowadzenia w muzeum regulacji dotyczących nabywania / gromadzenia zbiorów muzealnych. Proces pozyskiwania obiektów do zbiorów to jedna z podstawowych działalności muzeum, służący realizacji jego misji gromadzenia i ochrony dziedzictwa kulturowego. Dobrą praktyką jest by zasady w tym zakresie były uregulowane wewnętrznym zarządzeniem zwanym np. instrukcją/regulaminem/polityką gromadzenia zbiorów przez muzeum.

Umowa użyczenia cel: depozyt / Umowa przechowania

W drugiej odsłonie Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony udostępniamy na licencji Creative Commons 4.0 Polska umowę użyczenia cel: depozyt oraz umowę przechowania.
Oba dokumenty zostały ze sobą powiązane ze względu na ich potoczną nazwę „umowa depozytowa”. Różnią się jednak zasadniczo.

Cykl publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony

Rozpoczynamy nowy cykl na naszym blogu związany z codzienną praktyką inwentaryzatorską w muzeach. Jego celem jest udostępnienie wzorów dokumentów, szablonów i dobrych praktyk, wypracowanych na podstawie doświadczenia grupy inwentaryzatorów a zarazem członków PSIM.

Mamy nadzieję, że proponowane wzory dokumentów pomogą usystematyzować kwestie związane z treścią umów (i ich różnorodnością), danymi niezbędnymi w protokołach, wykazach, pismach. Jako pierwszy udostępniamy szablon umowy użyczenia obiektów muzealnych na potrzeby wystaw.

Inwentaryzacja zbiorów muzealnych

Prezentujemy kolejny tekst z cyklu artykułów dotyczących zagadnień związanych z naszą pracą.

Artykuł Bogusławy Klat dotyczy prowadzenia kontroli zbiorów w komputerowych bazach danych i jest oparty na doświadczeniach autorki. W Jej zamyśle tekst ma się stać polem wyjścia do dyskusji i podzielenia się własnym doświadczeniem w tej dziedzinie. Zachęcamy wszystkich inwentaryzatorów do komentarzy.

Artykuł do pobrania:

- Bogusława Klat, Inwentaryzacja zbiorów muzealnych z wykorzystaniem komputerowej bazy danych - MONA

(PDF, 321 KB)

Temat ten został podjęty również we wspólnej ankiecie, przygotowanej przez grupę inwentaryzatorów zainteresowanych kwestiami ewidencji, a zwłaszcza kontrolami zbiorów i ich dokumentacji. Po wielu dyskusjach wśród pomorskich inwentaryzatorów okazało się, że choć wiedza o praktyce prowadzenia kontroli jest duża, to nadal pojawiają się kwestie wątpliwe. Pojawił się także problem ujednolicenia terminologii związanej z tym tematem. Kiedy omawiamy temat skontrów, spisów z natury i kontroli ewidencji w gronie inwentaryzatorów wydaje nam się, że wiemy o czym mowa, jednak próba zbudowania słownika terminologii w tym zakresie ujawnia różne podejście do tematu i różną interpretację przepisów. Ankieta ma być pierwszym elementem przygotowywanego opracowania dotyczącego dobrych praktyk prowadzenia kontroli muzealiów. Zapraszamy wszystkich inwentaryzatorów do wypełnienia ankiety.

- Ankieta dla muzeów - prowadzenie kontroli zbiorów i dokumentacji ewidencyjnej 
(ankieta internetowa w systemie Google docs).

Tradycyjnie zachęcamy do polemiki, reakcji na teksty w komentarzach i mailach oraz prosimy o propozycje kolejnych tematów do omówienia.

Marcin Mondzelewski - Wiceprezes PSIM