Publikacja NIMOZ i PSIM - Wzory dokumentów ewidencyjnych zgodne z zasadami Spectrum 5.0.

Szanowni Państwo, Koleżanki i Koledzy,

Z przyjemnością przedstawiamy Państwu Wzory dokumentów ewidencyjnych służące zarządzaniu zbiorami zgodne z zasadami Spectrum 5.0.

Szablony zostały opracowane z inicjatywy Polskiego Stowarzyszenia Inwentaryzatorów Muzealnych we współpracy z Narodowym Instytutem Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów. Są to wzory dokumentów o uniwersalnym charakterze, których prowadzenie jest obowiązkowe (księga inwentarzowa, księga depozytów, karty ewidencyjne, protokoły wejścia i wyjścia) oraz takie, które wspomagają niektóre inne obszary zarządzania zbiorami (protokół przemieszczenia wewnętrznego, rejestry protokołów). Prace zespołu skupiły się nie tylko na opracowaniu i udostępnieniu wzorów dokumentów, ale także na przyporządkowaniu poszczególnych danych, które powinny się w nich znaleźć, do jednostek informacji brytyjskiego standardu zarządzania zbiorami SPECTRUM, którego NIMOZ od wielu lat jest propagatorem. Każdy z zaproponowanych wzorów dokumentów został uzupełniony o instrukcję użytkowania.

Muzea różnią się między sobą zarówno pod względem struktury organizacyjnej, jak i rodzajów zgromadzonych zbiorów, dlatego też opracowane szablony dokumentów nie będą odpowiadały wymaganiom wszystkich. Z tego powodu oprócz dokumentów w wersji PDF udostępniamy także wersje dokumentów (Word, Excel), które można edytować i dostosować do własnych potrzeb. Opisy poszczególnych pól szablonów zawartych w instrukcjach z założenia zostały przygotowane dość ogólnie. Mając na uwadze kategorie gromadzonych zbiorów, muzea powinny uzupełnić szablony informacjami dotyczącymi określonego typu obiektów.

Wzory dokumentów zgodne są z minimalnymi wymaganiami standardu Spectrum 5.0 i w proponowanej formie gwarantują przestrzeganie standardu.

W skład zespołu opracowującego wzory dokumentów i instrukcji do nich weszli:

PSIM
· Anna Barczyk
· Maciej Janicki
· Adam Jeżewski
· Monika Kozioł
· Katarzyna Reszka
· Brygida Sonnack
· Agnieszka Widacka-Bisaga
· Natalia Fyderek

NIMOZ
· Karolina Brama
· Anita Puzyna
· Alicja de Rosset
· Łukasz Stawski
· Katarzyna Zielonka-Kołtońska

• Link do publikacji:

Wzory dokumentów ewidencyjnych, NIMOZ, PSIM, Warszawa 2021 (PDF, 2 MB)

Ponadto w prace nad całym projektem w okresie od czerwca do września 2020 r. zaangażował się zespół aż 10 członków PSIM: Anna Barczyk, Maciej Janicki, Adam Jeżewski, Bogusława Klat, Monika Kozioł, Natalia Ładyka, Alicja Mironiuk-Nikolska, Katarzyna Reszka, Brygida Sonnack, Małgorzata Sułkowska, Agnieszka Widacka-Bisaga i Natalia Fyderek.

Ufamy, że publikowane wzory dokumentów ewidencyjnych staną się wsparciem i narzędziem pracy wielu muzealników, rozwijane i dopasowywane do wewnętrznych potrzeb instytucji gromadzącej zbiory. Zachęcamy do kontaktu z PSIM, gdyby zechcieli Państwo podzielić się z nami swoimi uwagami: stowarzyszeniepsim@gmail.com.

Zasady korzystania z plików znajdą Państwo pod linkiem: Zasady korzystania z szablonów, oraz w zakładce Wzory dokumentów. Opracowane wzory dokumentów udostępniamy na licencji: Creative Commons 4.0 Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne (CC BY-NC 4.0). Instrukcje do szablonów udostępniamy na licencji: Creative Commons 4.0 Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne-Bez utworów zależnych (CC BY-NC-ND 4.0).

                                        

Regulamin inwentaryzacji w formie spisu z natury

Drogie Koleżanki i Koledzy,

Z przyjemnością przedstawiamy kolejną publikację w ramach cyklu: Dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony – Regulamin inwentaryzacji w formie spisu z natury.

Stanowi on propozycję, która w zależności od uwarunkowań wewnętrznych muzeów, może być wdrożona w całości lub zmienionym zakresie. Regulamin został poprzedzony szerokim wstępem – Ogólne zasady inwentaryzacji - ujmującym najważniejsze zagadnienia związane z procesem kontroli w muzeach, a sam Regulamin został zaopatrzony w przydatne komentarze i załączniki.

Mamy nadzieję, mimo że temat dla nas inwentaryzatorów jest powszechny i podstawowy, opracowany przez nas materiał okaże się pomocny.

Zasady korzystania z plików znajdą Państwo pod linkiem: Zasady korzystania z szablonów, oraz w zakładce Wzory dokumentów. Wszystkie dokumenty udostępniamy na licencji Creative Commons 4.0 Polska.

Gorąco zachęcamy do lektury i podzielenia się swoimi opiniami!

Opracowanie: Aneta Jasionek, Bogusława Klat, Aldona Modrzewska, Katarzyna Reszka.

• ogólne zasady inwentaryzacji (PDF, 250 KB)
• ogólne zasady inwentaryzacji (docx, 83 KB)
• regulamin inwentaryzacji w formie spisu z natury wraz z komentarzem (PDF, 905 KB)
• regulamin inwentaryzacji w formie spisu z natury wraz z komentarzem (docx, 176 KB)
• zał. nr 1 wzór arkusza spisu z natury wraz z komentarzem (xlsx, 14 KB)
• zał. nr 1 wzór arkusza spisu z natury (PDF, 839 KB)
• zał. nr 1 wzór arkusza spisu z natury (xlsx, 15 KB)
• zał. nr 2 wzór oświadczenia o uczestnictwie w szkoleniu (docx, 63 KB)
• zał. nr 3 wzór oświadczenia o zapoznaniu wyników kontroli (docx, 61 KB) 

Raport o warunkach ochrony zbiorów w miejscu ich przechowywania i eksponowania

Wychodząc naprzeciw potrzebom polskich muzeów, opracowaliśmy wzór standardowego raportu o warunkach ochrony zbiorów w miejscu ich przechowywania i eksponowania (znany powszechnie w swojej angielskiej wersji jako Facility Report), przede wszystkim na potrzeby użyczeń w ruchu krajowym. Jest on wynikiem pracy zespołu, który przeanalizował udostępnione przez polskie muzea wzory raportów, dzięki czemu powstał dokument kompilujący wszystkie elementy, wiele z nich powtarzających się w niemal niezmienionej formie. Do polskiego wzoru dodano też niektóre zapisy występujące w raportach amerykańskim i brytyjskim, z myślą o potrzebie dalszej standaryzacji i podnoszeniu poziomu zabezpieczeń krajowych instytucji.

W procedurze użyczenia/udostępnienia zbiorów, raport jest pierwszym dokumentem jaki powinien zostać przekazany użyczającemu przez biorącego w użyczenie. Jest to standardowa procedura stosowana w europejskich muzeach. Zazwyczaj Raport jest przesyłany wraz z prośbą o użyczenie (najczęściej na wystawę), bądź zaraz po otrzymaniu wstępnej zgody użyczającego.

Zadanie „Szablony dokumentów” w 2020 roku

Drogie Koleżanki, Drodzy Koledzy,

W dniach 29-30 października 2019 odbyło się dwudniowe spotkanie poświęcone szkoleniu z zakresu standardu SPECTRUM i inauguracji działań w ramach zadania „Szablony dokumentów”. Udział w wydarzeniu zorganizowanym przez PSIM i NIMOZ był naturalną kontynuacją dotychczasowej pracy członków PSIM nad wspólnym wypracowywaniem wzorów dokumentów w zakresie używanej w muzeach dokumentacji i dzieleniem się dobrymi praktykami.

Umowa sprzedaży z licencją

Drogie Koleżanki, Drodzy Koledzy,

tuż przed przerwą świąteczną, w ramach prezentów, udostępniamy w ramach "Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony" kolejny wzór umowy, tym razem propozycję umowy sprzedaży z licencją.

Podobnie jak w przypadku wariantów pozyskiwania zbiorów w formie darowizny czy nabycia z prawami autorskimi lub bez, tak i tu – nabywając zbiory w formie zakupów dokonujemy wyboru najwłaściwszej umowy. W zależności od okoliczności, woli stron i wyważenia wzajemnych interesów, warunki objęcia obiektów majątkowymi prawami autorskimi są różne. Aby ułatwić decyzję, proponujemy rozważać formę umowy sprzedaży z licencją niewyłączną nieograniczoną czasowo i terytorialnie.

Szkolenie SPECTRUM oraz zadanie „Szablony dokumentów”

termin: 29-30 października 2019 r.

miejsce: Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów, ul. Goraszewska 7, 02-910 Warszawa

grupa docelowa: inwentaryzatorzy i pracownicy muzeów, których praca wiąże się z zarządzaniem zbiorami i ich ewidencjonowaniem – osoby chętne do zaangażowania się w zadanie „Szablony dokumentów”. Pierwszeństwo mają członkowie PSIM

limit uczestników: 15 osób (pierwszeństwo mają członkowie PSIM, decyduje kolejność zgłoszeń, przy dużym zainteresowaniu preferowana 1 osoba reprezentującą 1 instytucję)

zgłoszenia:prosimy przesyłać droga elektroniczną na adres kreszka@polin.plw terminie do 22.10.2019 

szkolenie jest bezpłatne

Polskie Stowarzyszenie Inwentaryzatorów Muzealnych oraz Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów zapraszają inwentaryzatorów, muzealników do udziału w szkoleniu będącym wprowadzeniem do standardu SPECTRUM oraz spotkaniu w ramach zadania „Szablony dokumentów” poświęconemu wymianie dobrych praktyk, czyli wspólnemu zebraniu i zestawieniu stosowanych w muzeach w Polsce dokumentów służących ewidencji i zarządzaniu zbiorami. 

Spotkanie pierwszego dnia ma charakter szkoleniowy z zakresu SPECTRUM. Drugiego dnia wydarzenie ma naturę posiedzenia roboczego, podczas którego zaprezentowana zostanie Państwu wersja 5.0 standardu SPECTRUM oraz w ramach „burzy mózgów” wspólnie wypracujemy listę dokumentów służących Państwu do ewidencjonowania zbiorów muzealnych oraz zarządzania kolekcją. Do udziału w drugim dniu, a także włączenia się w dalsze prace nad tworzeniem szablonów dokumentów zapraszamy również osoby, które w przeszłości były już uczestnikami szkolenia SPECTRUM.

Umowa sprzedaży z dwiema opcjami w szablonie: z przeniesieniem autorskich praw majątkowych lub bez

Drogie Koleżanki, Drodzy Koledzy,

Udostępniamy w ramach "Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony" kolejny wzór umowy, tym razem propozycję umowy sprzedaży z dwiema opcjami w szablonie: z przeniesieniem autorskich praw majątkowych lub bez.

Podobnie jak w przypadku wariantów pozyskiwania zbiorów w formie darowizny, tak i tu – nabywając zbiory w formie zakupów dokonujemy wyboru najwłaściwszej umowy do nabycia obiektów. W zależności od okoliczności, woli stron i wyważenia wzajemnych interesów warunki objęcia obiektów majątkowymi prawami autorskimi są różne. Aby ułatwić decyzję, w kolejnej odsłonie zamieścimy dodatkowo umowę sprzedaży z licencją niewyłączną nieograniczoną czasowo i terytorialnie.

Staraliśmy się, by treść umów, jak i wytyczne wyczerpywały różne warianty / problemy / warunki. Zachęcamy, by podchodzić do szablonów krytycznie i za każdym razem dopasować je do okoliczności.

Umowa darowizny z przeniesieniem autorskich praw majątkowych

Drogie Koleżanki, Drodzy Koledzy,

Udostępniamy w ramach Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony kolejny wzór umowy, tym razem propozycję umowy darowizny z przeniesieniem autorskich praw majątkowych. Udostępniana umowa darowizny jest ostatnim przypadkiem, dopełniającym wybór umów darowizn. Wybór najwłaściwszej umowy do nabycia obiektów objętych majątkowymi prawami autorskimi zależy od okoliczności, woli stron i wyważenia wzajemnych interesów. Aby ułatwić decyzję, zamieszczamy dodatkowo porównanie dwóch typów umów: z licencją niewyłączną nieograniczoną czasowo i terytorialnie, na określonych polach eksploatacji oraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych.

Aktualizacja szablonów - umowy darowizny

Drogie Koleżanki, Drodzy Koledzy,

dziękujemy za wszystkie uwagi i komentarze do proponowanych przez PSIM szablonów. Wypracowując je wspólnie możemy mieć większą pewność, że podnosimy i jednocześnie ujednolicamy standardy naszej pracy. W związku z tym, że kilka zmian nastąpiło, pozwalamy je sobie zebrać w jednym komunikacie i w jednej zakładce bloga Wzory Dokumentów.

Zmiany dotyczą głównie wykazów – dostosowanych do odpowiednich zapisów w umowach (użyczenia vs. darowizny) oraz zapisów o ochronie danych osobowych RODO. Obecne szablony umów darowizny zawierają aktualne zapisy dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z zapisami z ustawy z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018, poz. 1000), Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Zamieszczamy dodatkowo wyciąg tylko z zapisami RODO, gdyby chcieli je Państwo wykorzystać do innych umów.

Umowa darowizny z licencją niewyłączną

Drogie Koleżanki, Drodzy Koledzy,

udostępniamy w ramach Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony kolejny wzór umowy, tym razem propozycję umowy darowizny z licencją niewyłączną.

Udostępniana umowa darowizny z licencją niewyłączną to umowa zawierana z osobami prywatnymi, które przekazują w formie darowizny obiekty do muzeum bez przeniesienia praw autorskich majątkowych, ale z licencją niewyłączną, nieograniczoną czasowo i terytorialnie, na określonych polach eksploatacji.

Umowa darowizny - bez przeniesienia majątkowych praw autorskich

Drodzy Państwo,

po bardzo konstruktywnej dyskusji nad umową darowizny podczas Walnego Zebrania Członków,  udostępniamy w ramach Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony jej propozycję w wersji umowy darowizny bez praw autorskich.

Udostępniana umowa darowizny to umowa zawierana z osobami prywatnymi, które przekazują w formie darowizny obiekty do muzeum bez przekazania majątkowych praw autorskich. Wzór ten może być stosowany jako forma regulująca darowiznę między instytucjami (po odpowiednich zmianach komparycji i nazewnictwa stron).

Procedura pozyskiwania zbiorów

Drodzy Państwo,

w kolejnej odsłonie Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony udostępniamy na licencji Creative Commons 4.0 Polska zasady wprowadzenia w muzeum regulacji dotyczących nabywania / gromadzenia zbiorów muzealnych. Proces pozyskiwania obiektów do zbiorów to jedna z podstawowych działalności muzeum, służący realizacji jego misji gromadzenia i ochrony dziedzictwa kulturowego. Dobrą praktyką jest by zasady w tym zakresie były uregulowane wewnętrznym zarządzeniem zwanym np. instrukcją/regulaminem/polityką gromadzenia zbiorów przez muzeum.

Wnioski do MKiDN o skreślenie muzealium z inwentarza

Drodzy inwentaryzatorzy!

W ramach Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony, publikujemy wytyczne wniosku o skreślenie z inwentarza muzealiów. Temat został opracowany przez Natalię Ładykę i bazuje na jej doświadczeniu jako członka Rady ds. Muzeów przy Ministrze Kultury. Rada, na wniosek Ministra, opiniuje każdą prośbę muzeum o wykreślenie muzealium. Stosuje przy tym własne regulacje. Dokument ma przybliżyć Państwu wymagania Rady oraz usystematyzować wiedzę na temat procedury skreślenia muzealiów.

• wytyczne wniosku o skreślenie z inwentarza muzealiów (wersja PDF, 258 KB)

Umowa użyczenia cel: depozyt / Umowa przechowania

W drugiej odsłonie Cyklu publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony udostępniamy na licencji Creative Commons 4.0 Polska umowę użyczenia cel: depozyt oraz umowę przechowania.
Oba dokumenty zostały ze sobą powiązane ze względu na ich potoczną nazwę „umowa depozytowa”. Różnią się jednak zasadniczo.

Cykl publikacji: dobre praktyki, wzory dokumentów, szablony

Rozpoczynamy nowy cykl na naszym blogu związany z codzienną praktyką inwentaryzatorską w muzeach. Jego celem jest udostępnienie wzorów dokumentów, szablonów i dobrych praktyk, wypracowanych na podstawie doświadczenia grupy inwentaryzatorów a zarazem członków PSIM.

Mamy nadzieję, że proponowane wzory dokumentów pomogą usystematyzować kwestie związane z treścią umów (i ich różnorodnością), danymi niezbędnymi w protokołach, wykazach, pismach. Jako pierwszy udostępniamy szablon umowy użyczenia obiektów muzealnych na potrzeby wystaw.