Z przyjemnością przedstawiamy Państwu Wzory dokumentów ewidencyjnych służące zarządzaniu zbiorami zgodne z zasadami Spectrum 5.0.
Szablony zostały opracowane z inicjatywy Polskiego Stowarzyszenia Inwentaryzatorów Muzealnych we współpracy z Narodowym Instytutem Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów. Są to wzory dokumentów o uniwersalnym charakterze, których prowadzenie jest obowiązkowe (księga inwentarzowa, księga depozytów, karty ewidencyjne, protokoły wejścia i wyjścia) oraz takie, które wspomagają niektóre inne obszary zarządzania zbiorami (protokół przemieszczenia wewnętrznego, rejestry protokołów). Prace zespołu skupiły się nie tylko na opracowaniu i udostępnieniu wzorów dokumentów, ale także na przyporządkowaniu poszczególnych danych, które powinny się w nich znaleźć, do jednostek informacji brytyjskiego standardu zarządzania zbiorami SPECTRUM, którego NIMOZ od wielu lat jest propagatorem. Każdy z zaproponowanych wzorów dokumentów został uzupełniony o instrukcję użytkowania.
Muzea różnią się między sobą zarówno pod względem struktury organizacyjnej, jak i rodzajów zgromadzonych zbiorów, dlatego też opracowane szablony dokumentów nie będą odpowiadały wymaganiom wszystkich. Z tego powodu oprócz dokumentów w wersji PDF udostępniamy także wersje dokumentów (Word, Excel), które można edytować i dostosować do własnych potrzeb. Opisy poszczególnych pól szablonów zawartych w instrukcjach z założenia zostały przygotowane dość ogólnie. Mając na uwadze kategorie gromadzonych zbiorów, muzea powinny uzupełnić szablony informacjami dotyczącymi określonego typu obiektów.
Wzory dokumentów zgodne są z minimalnymi wymaganiami standardu Spectrum 5.0 i w proponowanej formie gwarantują przestrzeganie standardu.
W skład zespołu opracowującego wzory dokumentów i instrukcji do nich weszli:
PSIM
· Anna Barczyk
· Maciej Janicki
· Adam Jeżewski
· Monika Kozioł
· Katarzyna Reszka
· Brygida Sonnack
· Agnieszka Widacka-Bisaga
· Natalia Fyderek
NIMOZ
· Karolina Brama
· Anita Puzyna
· Alicja de Rosset
· Łukasz Stawski
· Katarzyna Zielonka-Kołtońska
- Link do publikacji:
Ponadto w prace nad całym projektem w okresie od czerwca do września 2020 r. zaangażował się zespół aż 10 członków PSIM: Anna Barczyk, Maciej Janicki, Adam Jeżewski, Bogusława Klat, Monika Kozioł, Natalia Ładyka, Alicja Mironiuk-Nikolska, Katarzyna Reszka, Brygida Sonnack, Małgorzata Sułkowska, Agnieszka Widacka-Bisaga i Natalia Fyderek.
Ufamy, że publikowane wzory dokumentów ewidencyjnych staną się wsparciem i narzędziem pracy wielu muzealników, rozwijane i dopasowywane do wewnętrznych potrzeb instytucji gromadzącej zbiory. Zachęcamy do kontaktu z PSIM, gdyby zechcieli Państwo podzielić się z nami swoimi uwagami: stowarzyszeniepsim@gmail.com.
Zasady korzystania z plików znajdą Państwo pod linkiem: Zasady korzystania z szablonów, oraz w zakładce Wzory dokumentów. Opracowane wzory dokumentów udostępniamy na licencji: Creative Commons 4.0 Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne (CC BY-NC 4.0). Instrukcje do szablonów udostępniamy na licencji: Creative Commons 4.0 Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne-Bez utworów zależnych (CC BY-NC-ND 4.0).
