Raport o warunkach ochrony zbiorów w miejscu ich przechowywania i eksponowania

Wychodząc naprzeciw potrzebom polskich muzeów, opracowaliśmy wzór standardowego raportu o warunkach ochrony zbiorów w miejscu ich przechowywania i eksponowania (znany powszechnie w swojej angielskiej wersji jako Facility Report), przede wszystkim na potrzeby użyczeń w ruchu krajowym. Jest on wynikiem pracy zespołu, który przeanalizował udostępnione przez polskie muzea wzory raportów, dzięki czemu powstał dokument kompilujący wszystkie elementy, wiele z nich powtarzających się w niemal niezmienionej formie. Do polskiego wzoru dodano też niektóre zapisy występujące w raportach amerykańskim i brytyjskim, z myślą o potrzebie dalszej standaryzacji i podnoszeniu poziomu zabezpieczeń krajowych instytucji.

W procedurze użyczenia/udostępnienia zbiorów, raport jest pierwszym dokumentem jaki powinien zostać przekazany użyczającemu przez biorącego w użyczenie. Jest to standardowa procedura stosowana w europejskich muzeach. Zazwyczaj Raport jest przesyłany wraz z prośbą o użyczenie (najczęściej na wystawę), bądź zaraz po otrzymaniu wstępnej zgody użyczającego.

Nowością jest również załącznik nr 1 – gabloty i ekspozytory, który pozwala precyzyjnie opisać stosowany na wystawie system gablot, materiał z którego są zbudowane, czy pozwalają na indywidualną kontrolę klimatu i oświetlenia. W załączniku znalazły się również pytania o indywidualne zabezpieczenie gablot i procedury kontroli ekspozycji. Został opracowany w oparciu o analogiczny wzór brytyjski, jednak jest znacznie uproszczony.

Proponujemy, aby załącznik był wypełniany i przesyłany przed wystawą, w momencie zamknięcia projektu ekspozytorów/gablot. Pozwoli to stronom ustalić wzajemne oczekiwania względem szczegółowych warunków eksponowania obiektów. Załącznik ten będzie szczególnie przydatny przy organizacji wystaw obiektów pokazywanych w całości w gablotach lub ekspozytorach, np. numizmatów, naturaliów, obiektów ze skóry, kości słoniowej i innych, szczególnie wrażliwych na wszelkie zmiany, czy szczególnie cennych, jak ordery i regalia.

Polskie Stowarzyszenie Inwentaryzatorów Muzealnych rekomenduje, aby Raport stał się standardem, stosowanym przez instytucje w ruchu krajowym zbiorów. Praca na jednym wzorze dokumentu powinna znacznie ułatwić proces kontroli stanu zabezpieczeń i wydawania zgody na użyczenie/udostępnienie.

Jeśli mają Państwo dodatkowe sugestie, zachęcamy do dzielenia się swoim doświadczeniem. Wszelkie uwagi do szablonów prosimy przesyłać na adres: stowarzyszeniepsim[at]gmail.com.

Zasady korzystania z plików znajdą Państwo pod linkiem: Zasady korzystania z szablonów, oraz w zakładce Wzory dokumentów. Wszystkie dokumenty udostępniamy na licencji Creative Commons 4.0 Polska.

pliki do pobrania:

• raport o warunkach ochrony zbiorów - szablon z komentarzem (PDF, 578 KB)
• raport o warunkach ochrony zbiorów (doc, 181 KB)
• raport o warunkach ochrony zbiorów (PDF, 546 KB)